Use To Advantage

Используй с пользой!

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта
Home

Как повысить эффективность работы вне офиса?

E-mail Печать
2.2/5 (87 голоса)
В настоящее время компании стараются различными путями снизить расходы и повысить эффективность работы сотрудников. Одним из основных расходов компаний, конечно не считая заработной платы - будут затраты на аренду офисных помещений. Многие компании в настоящее время отказались от дорогих больших офисов и перехали в офисы поменьше, а а часть сотрудников вообще работают дома. Как обеспечить эффективную работу сотрудников вне офиса? Один из путей - использование инновационных технологий объединенных коммуникаций Microsoft. В большинстве случаев, работа сотрудников вне офиса выглядит следующим образом. Сотрудник приезжает в офис и обсуждает то, что необходимо сделать, затем берет с собой все необходимое для работы, а через некоторое время привозит (присылает) в офис сделанную работу и оказывается, что это совсем не то, что нужно было. Кто-то что-то недопонял, у кого-то не спросил, кого-то не нашел. Если сотрудники постоянно находятся в офисе, то здесь коммуникации между ними происходят намного эффективнее, да и то, что начальник всегда может зайти и проверить на месте ли сотрудник не дает повода расслабляться. Можно ли сэкономить деньги на офисе, и одновременно не снижать эффективность работы сотрудников? Оказывается - можно.

Для повышения эффективности работы, в первую очередь в системе Unified Communications (объединенные коммуникации) используется информация о присутствии. Все заинтересованные лица (и руководители в том числе) прекрасно видят, находится ли сотрудник на рабочем месте или - нет. Всегда видно, доступен ли сотрудник в конкретный момент и можно ли ему задать вопрос. При этом есть возможность отображать информацию о том, где конкретно находится сотрудник, возможно, сегодня он как раз работает в офисе.

Если кто-то срочно нужен, а он находится вне сети, то достаточно поставить оповещение о присутствии, и коммуникатор сам подскажет, когда сотрудник станет доступен. И, в то же время, если есть отметка, что сотрудник на встрече, то вы не станете ему названивать на мобильный, отвлекая от общения с важным клиентом. Кстати, информация о занятости обновляется на основе календаря Outlook, а информация о присутствии обновляется вообще автоматически.

Когда используется информация о присутствии, ощущение такое же как будто заглядываешь в большую комнату. "Так, Петров на месте? - нет, на совещании, а вот Иванов как раз на месте - к нему есть вопрос". И не важно где территориально находится Иванов, в соседней комнате или в соседнем здании. Все работают в одной команде, все сотрудники находятся на расстоянии "одного клика".

Я по себе заметил, что быстрые сообщения при работе над проектами - это действительно удобно. Это быстрее чем электронная почта, и не так официально как телефон. К тому же протокол сообщений можно сохранять в Outlook автоматически для дальнейшего использования.

А если нужно провести обсуждение? Нет необходимости собирать всех в одной комнате. Видеоконференции, которые можно провести с большим количеством абонентов - позволяет решать вопросы не собирая всех в одном большом зале. Чтобы собрать, например, 20 человек вместе, нужно уже довольно приличных размеров помещение. Видеосвязь Microsoft Office Communicator позволит обойтись без большой переговорной.

Хорошо, а если нам нужно не просто что-то обсудить, а поработать над документом. Например, мы разрабатываем программное обеспечение и нужно обсудить некую диаграмму. Обычно на такой диаграмме при обсуждении ставят пометки. При использовании Microsoft Communications Server - нет ничего проще.  Берется клиентская программа Microsoft Live Meeting, которая позволяет не просто обсуждать документы в режиме видео-конференции, а еще и делать на них пометки, т.е. используется полная функциональность обычного совещания.

В итоге, мы получаем полноценную телефонную и видео связь (IP телефония) с сотрудниками, находящимися вне офиса. Возможность контроля местонахождения сотрудника. Возможность передавать и принимать файлы без использования VPN и с меньшим трафиком, чем при помощи электронной почты (мы знаем, что при кодировании сообщения электронной почты, объем почтового отправления возрастает на треть от начального объема файла). Возможность проведения совещаний и совместной работы над документами без необходимости использования большой переговорной комнаты. Получается, что эффективность работы сотрудников вне офиса остается практически такой же как и в офисе, что позволяет делать проекты максимально быстро и экономить рабочие площади.

В настоящее время вышла новая версия Office Communications Server, Microsoft Communicator и Live Meeting под названием Microsoft Lync 2010, рассчитанная на работу до 100 тысяч абонентов. Клиентская программа Lync 2010 объединяет в себе все возможности Microsoft Communicator и Live Meeting и позволяет как производить вызовы по VoIP, аудио-видео конференции так и проводить дистанционное обучение и Web-семинары. Этот инновационный продукт позволяет создавать полноценные рабочие места вне офиса, значительно повышает эффективность работы в рабочей группе, сокращает расходы на связь и сокращает количество необходимых командировок. 

Чтобы узнать больше о возможностях использования Объединенных коммуникаций Microsoft в Вашей компании, обращайтесь по контактным адресам

Теги: эффективная работа сотрудников, пути снижения затрат, коммуникации в офисе, повышение эффективности работы,
Полезно? Поделитесь ссылкой! E-mail Сохраните на будущее!  

Разделы

Поиск

Авторизация


(c) 2010-2015 Используй с пользой. При цитировании обязательна рабочая ссылка на http://www.useto.ru.