Use To Advantage

На днях меня спросили, зачем нужно подключать телефоны к компьютеру, тратить дополнительные деньги, когда есть обычные гарнитуры? Покупаем самые дешевые гарнитуры, ставим пользователям и все работает. Разберем этот вопрос подробнее.

Что такое гарнитура? В большинстве случаев, это наушник или пара наушников большей или меньшей степени удобства, соединенные с микрофоном. Дешевые гарнитуры подключаются к аудио-разъемам компьютера и используют его встроенные звуковые возможности, более дорогие, подключаются к разъемам USB и имеют собственный аудио-процессор для преобразования звука.

Удобство или не удобство зависит от способа использования гарнитуры. Коммуникатор используется в различных условиях. Для начала возьмем вариант, который я называю "на выезде".

На выезде

Ноутбук сотрудника подключается к сети Интернет и находится вне корпоративной сети. На ноутбуке в большинстве случаев уже есть встроенный микрофон и динамики.  Однако пользоваться ими при звонках можно только, если вы сидите в отдельной комнате и вам  нужно устроить конференцию с несколькими сотрудниками.  В переговорных комнатах я использую микрофон и встроенные динамики компьютера, чтобы всем было слышно. При этом микрофон может быть как специализированный, например, Polycom CX100, так и самый обычный.

Если разговор идет один на один, то гарнитура как наиболее компактное решение, прекрасно подходит. Однако при поездках, я заметил, что гарнитуры очень недолговечны. Достаточно неудачно положить ее в сумку и все, приезжает она с наушником отдельно, и микрофоном отдельно. Да и матерчатая накладка, рвется в первую же неделю. В этом плане лучше себя зарекомендовали Usb трубки, например, Plantronics Audio 1100M которые более устойчивы к перевозкам, хотя и тяжелее и не дают свободы рук.

В офисе

Здесь не будем рассматривать профессиональных операторов Call-центров, для которых закупаются профессиональные же гарнитуры. Поговорим об обычных офисных работниках, которые пользуются Microsoft Communicator. При работе в офисе гарнитура хороша для исходящих звонков, особенно, если нужно освободить руки, для входящих звонков она не удобна, если не сидеть в ней постоянно.

Большинство же сотрудников, воспринимают гарнитуры в штыки, "а что нам теперь в наушниках сидеть что-ли?". Офисным работникам, которые привыкли к обычной телефонии, гарнитуры не слишком нравятся. Быстро ответить на звонок, откапывая гарнитуру из под бумаг, бывает проблематично, ее провод постоянно за что-то цепляется, а сама гарнитура "выпадает из уха", если ее неправильно надеть. Дополнительной проблемой, которая возникает при использовании гарнитур будет то, что звонка на коммуникатор не слышно, ведь звук с компьютера идет в гарнитуру.

Как-то я столкнулся с жалобой от удаленного пользователя, что у него нет связи, и он не может никому позвонить. При проведении теста, оказалось, что технически связь есть, однако, он звонил нескольким сотрудникам, у которых установлены гарнитуры, а те просто не слышали вызова. В результате было принято решение ставить сотрудникам телефонные аппараты, совместимые с OCS.

При интеграции с телефонной станцией, наличие совместимого с OCS телефонного аппарата позволяет отказаться от отдельного телефона. Т.е. вся телефония, исходящие звонки на городские или внутренние телефоны проходят через телефонный аппарат OCS. К тому же дополнительным удобством будут вызовы из адресной книги компьютера. Стоя на контакте Outlook 2007, у которого зарегистрирован телефон, можно выбрать пункт меню "Вызов", коммуникатор сделает звонок по указанному телефонному номеру, и можно просто взять трубку на телефоне и разговаривать. При этом на экране телефона будет отображаться как вызываемый номер, так и имя вызываемого абонента из контактов Outlook 2007, что довольно приятно.

Что интересно, даже если контакт не включен в общую адресную книгу, а занесен в адресную книгу Outloook 2007, в коммуникаторе его можно будет найти по первым буквам, а после звонка он будет отображаться в списке "Недавние контакты" коммуникатора.

Поэтому, использование специализированных аппаратов для звонков через Microsoft Communicator позволяет сотрудникам, которые часто звонят, делать звонки более эффективно. Не нужно помнить номера телефонов. Из приложений Microsoft Office 2007, областей Share Point или Microsoft CRM можно сделать вызов абонента одним кликом мышки, и при этом сохраняется возможность обычного набора номера на аппарате. А тем сотрудникам, которые принимают звонки, позволяет слышать вызов абонентов, отвечать по телефону и не бороться с выпадающей из уха, непривычной гарнитурой.