Организация совместной работы команды проекта, не совсем тривиальная задача, в особенности, если сотрудники работают вне единого офиса. Любимая многими зарубежными компаниями (и не слишком любимая нашими) открытая планировка офисов, как раз и призвана обеспечить максимально эффективные коммуникации между сотрудниками. Если же сотрудники разбросаны по разным городам, и не работают в одном офисе плечом к плечу, то создание среды для совместной работы становится насущной необходимостью.
Обмен информацией в проекте
Одной из отличительных черт всех высокотехнологичных проектов можно назвать активный обмен информацией между участниками. Клиенты дают и уточняют задачу. Руководители распределяют задачи между исполнителями, проверяют и корректируют то, что необходимо сделать. Исполнители информируют руководителей о ходе работ, обсуждают свои задачи, консультируются с экспертами. Зачастую сроки реального выполнения проекта зависят от возможности обменяться информацией, получить дополнительные сведения, уточнить данные у клиентов или экспертов.
Для обмена информацией Microsoft разработала систему Объединенных Коммуникаций (Unified communications), которая объединяет и делает единообразным все возможные пути получения и передачи информации. Из любого инструмента Microsoft Office теперь есть возможность использовать тот инструмент, который лучше подходит для конкретной ситуации. Послать письмо, начать аудио или видео звонок, запланировать и провести собрание с доступными в текущий момент участниками.
Электронная почта, планирование задач и собраний производится через Outlook, а непосредственные звонки аудио-видео звонки через Microsoft Lync 2010. При этом в Lync 2010 встроены возможности передачи файлов, демонстрации рабочего стола или же отдельных документов удаленному абоненту и использование быстрых сообщений (чат). Чат в отличие от телефонного разговора, позволяет одновременно общаться с несколькими абонентами и сохранять текст бесед. Возможность подключения фотографий и информации о присутствии, которая берется из Outlook позволяет сотрудникам взаимодействовать более продуктивно.
Высокая степень интеграции с продуктами Microsoft, централизованное администрирование через Active Directory, плотное взаимодействие с офисной телефонией, возможность проведения web-семинаров и расчет на большое количество абонентов (до 100 тысяч) делает этот продукт идеальным для коммуникаций в корпоративных проектах.
Совместная работа над документами в проекте
Во многих случаях в проекте, работа производится с электронными документами. Это могут быть документы Office, графика, исходные тексты. Если над проектом работает несколько человек, то эти документы создаются, рецензируются, изменяются и передаются от одного сотрудника к другому до тех пор, пока не достигнут необходимого для документа окончательного состояния.
Большие системы документооборота поддерживают все возможные варианты сценарий работы, но они дороги и требуют начальной настройки. В простом варианте производится рассылка файлов по электронной почте, что не всегда удобно, особенно, если документов много или они достаточно объемны.
В некоторых случаях для удаленной работы можно использоваться общие папки Microsoft Outlook, однако в Microsoft Office 2010 Professional Plus есть инструмент, который позволяет организовать совместную работу с документами удаленных команд намного более комфортно. Для этого не нужно устанавливать специальные серверы, создавать каналы VPN и "расшаривать" сетевые диски. Инструмент Microsoft SharePoint Workspace 2010 позволяет организовать среду для совместной работы небольших, до 50 человек, рабочих команд (если требуется больше, то для обеспечения нужной производительности, устанавливается собственный сервер).
Microsoft SharePoint Workspace 2010 имеется все, что нужно для совместной работы. Файлы и папки, заметки, обсуждения, вопросы и ответы. А также можно в удобном виде прямо в рабочей области работать с документами SharePoint, расположенными на сервере SharePoint.
По сравнению с версией Groove 2007, произведена полная интеграция с системой Объединенных коммуникаций Microsoft, что позволяет в случае, если на компьютере установлен Microsoft Lync 2010 совершить голосовой или видео звонок, открыть чат с пользователем прямо из рабочей области, где визуально отображается состояние абонента. Достаточно просто навести мышкой на контакт и откроется окно для коммуникаций.
Редактировать документы, в отличие от SharePoint можно и без подключения к сети, синхронизация изменений произойдет при следующем подключении. Что интересно, для для небольших изменений нет необходимости, чтобы все компьютеры были доступны. Обмен данными происходит через сервер Microsoft, который кеширует небольшие изменения (но не файлы целиком).
С безопасностью также все нормально. Каждая рабочая область хранит файлы в зашифрованном виде и управляется пользователем с ролью Руководитель. Руководитель может приглашать новых участников в рабочую область или отменять их приглашения, назначать права доступа. Неприглашенные пользователи не имеют доступа к рабочей области. Для полного управления пользователями и правами на рабочие области, лучше установить сервер Groove.
Microsoft предоставляет достаточно продвинутые инструменты для коммуникаций и совместной работы. Microsoft Lync Server 2010 полностью покрывает потребности компаний в эффективных и разносторонних коммуникациях, а Microsoft SharePoint Workspace 2010 без больших начальных затрат позволяет организовать полноценную совместную работу в рабочих группах проекта.
